Plazos de Retención: Qué Documentos Guardar y Cuándo Destruir
Los plazos varían según el tipo de documento. Contabilidad requiere 6 años, nóminas también. Aprende exactamente cuánto tiempo guardar cada cosa.
Leer másSistemas de Archivo: Organización Práctica y Cumplimiento
Un buen sistema de archivo te ahorra tiempo y facilita el cumplimiento normativo. Descubre cómo organizar documentos por categoría, mantener registros de dónde están los expedientes, y crear un proceso de destrucción segura.
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Años retención fiscal
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Categorías principales
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Cumplimiento normativo
Por Qué un Sistema de Archivo Bien Organizado?
Cuando tienes documentos por todas partes, las auditorías se convierten en un estrés innecesario. No sabes dónde está ese recibo de hace tres años, los nóminas están mezcladas con facturas, y pasas horas buscando un expediente que debería estar a mano.
La realidad es que un sistema de archivo bien estructurado no solo cumple con la normativa española, sino que también te ahorra dinero. Menos tiempo buscando, menos riesgo de multas por incumplimiento, y menos probabilidad de perder documentos críticos en un incendio o desastre.
En esta guía te mostramos cómo crear un sistema funcional desde cero, sin necesidad de herramientas complejas. Solo necesitas organización, etiquetas claras y un proceso que puedas mantener de verdad.
Las Cuatro Categorías Base de Todo Sistema
No necesitas complicarte la vida. La mayoría de empresas funcionan con cuatro categorías principales, y desde ahí puedes crear subcarpetas específicas.
1
Contabilidad y Finanzas
Facturas, recibos, nóminas, extractos bancarios. Retención mínima: 6 años. Es el cajón más importante porque las inspecciones van aquí primero.
2
Recursos Humanos
Contratos, altas y bajas en la Seguridad Social, nóminas por empleado, permisos. Retención: 4 años después de finalizar relación laboral.
3
Administración y Legal
Constitución de empresa, pólizas de seguros, contratos con proveedores, escrituras. Algunos permanecen indefinidamente, otros 5 años mínimo.
4
Operaciones y Proyectos
Comunicaciones de clientes, órdenes de trabajo, reportes de proyecto. Retención varía según proyecto, típicamente 3-5 años.
Proceso Paso a Paso: Implementar Tu Sistema
No tienes que hacerlo todo en un día. Estos pasos te guían de forma realista.
01
Auditoría Inicial: Qué Tienes Ahora?
Dedica un fin de semana a revisar qué documentos tienes, dónde están, y en qué estado. No es divertido, pero necesario. Toma notas de los documentos más antiguos y su fecha. Esto te dirá qué puedes destruir legalmente ahora mismo.
02
Crear Estructura Física o Digital
Decide: archivo físico, digital, o híbrido? Muchas empresas usan ambos. Los documentos físicos se guardan en carpetas etiquetadas con código: AÑO-CATEGORÍA-NÚMERO. Por ejemplo: 2025-CONT-001 para la primera factura de contabilidad del 2025. Los digitales van en carpetas con el mismo sistema.
03
Crear un Registro o Índice
Usa una hoja de cálculo simple (Excel o Google Sheets) con columnas: Código, Descripción, Fecha, Ubicación Física, Fecha Destrucción Prevista. Esto es tu mapa. Cuando alguien pregunta “dónde está el contrato de 2023?”, sabes exactamente dónde está sin buscar.
04
Establecer Rutina de Mantenimiento Mensual
Cada mes, dedica 30 minutos a clasificar nuevos documentos. No los dejes en un montón “para después”. Archiva según tu sistema, actualiza el registro. Esto es lo que hace que funcione realmente. Sin rutina, todo se desmorona en tres meses.
Cómo Mantener Tu Sistema Sin Que Se Desmorone
La parte más difícil no es crear el sistema, es mantenerlo. Aquí están los trucos que realmente funcionan:
Etiquetado Consistente
Usa siempre el mismo formato para las etiquetas. Nada de “Facturas 2025” en una carpeta y “Fact-2025” en otra. Consistencia = facilidad para encontrar cosas después.
Responsabilidad Clara
Asigna una persona (o dos como respaldo) para mantener el archivo. Si es “responsabilidad de todos”, nadie es responsable. Esa persona debe tener acceso, entender el sistema y revisar el registro mensualmente.
Revisión Anual de Destrucción
Una vez al año, revisa qué documentos cumplieron su plazo de retención. Documenta la destrucción (fecha, cantidad, método). Esto te protege si hay una inspección: demuestras que destruiste cosas legalmente, no que las perdiste.
Copias de Seguridad para Digitales
Si archivas digitalmente, haz copias de seguridad. Un disco duro falla. Usa almacenamiento en la nube o un servidor con respaldo automático. Los documentos no pueden perderse por un fallo técnico.
Cumplimiento Normativo: Lo Que Debes Saber
La normativa española sobre retención de documentos es clara, pero a veces confusa. Aquí están los plazos más comunes que afectan a la mayoría de negocios:
Tipo de Documento
Plazo de Retención
Normativa
Facturas y Recibos
6 años
Código Tributario
Nóminas
6 años
Código Tributario
Contratos Laborales
4 años tras finalizar
Ley del Estatuto de los Trabajadores
Registros de Acceso LPDP
3 años
LPDP/RGPD
Seguros y Pólizas
5 años
Ley de Contrato de Seguros
Los plazos comienzan a contar desde la fecha del documento, no desde cuando lo recibiste. Para documentos sin fecha clara, usa la fecha de recepción o creación como referencia segura.
“Un sistema de archivo bien hecho no es un lujo, es protección. La diferencia entre una auditoría sin problemas y una multa de miles de euros está en tener tu documentación en orden.”
— Experto en Cumplimiento Normativo Empresarial
El Siguiente Paso: Implementar Hoy
No necesitas esperar a tener el sistema “perfecto” para empezar. De hecho, la perfección es enemiga del progreso. Comienza ahora con estas acciones concretas:
Dedica 2 horas este fin de semana a una auditoría básica de dónde tienes los documentos ahora
Crea una carpeta digital con el nombre de cada categoría (Contabilidad, RRHH, Legal, Operaciones)
Haz una hoja de cálculo simple con tu registro (código, descripción, ubicación, fecha destrucción)
Empieza a archivar nuevos documentos según tu sistema, a partir de hoy
Asigna a alguien (tú mismo si es una empresa pequeña) como responsable del archivo
La diferencia entre una empresa que duerme tranquila en auditoría y una que suda tinta es simplemente la organización. No es complicado. Solo requiere decisión y un poco de orden. Hoy es el mejor día para empezar.
Aclaración Importante
Este artículo proporciona información educativa sobre sistemas de archivo y cumplimiento normativo en España. Los plazos de retención mencionados reflejan la normativa actual, pero pueden variar según tu sector específico o circunstancias particulares. Para situaciones complejas, consulta con un asesor legal o fiscal. No es asesoramiento legal profesional.
