Requisitos de Retención de Documentos en España

Guía completa sobre plazos legales, digitalización y auditoría interna para empresas

6+ Categorías de Documentos

10 Años de Retención Máxima

100% Cumplimiento Normativo

Por qué importa la retención de documentos?

En España, cada tipo de documento tiene plazos legales específicos de conservación. No es opcional. Las autoridades tributarias, laborales y administrativas esperan que mantengas registros precisos durante períodos definidos. Incumplir estas obligaciones puede resultar en sanciones significativas, pérdida de credibilidad ante auditorías, y problemas legales.

Nuestros recursos te ayudan a entender exactamente qué guardar, cuánto tiempo conservarlo, y cómo verificar que estás cumpliendo. Desde facturas hasta nóminas, desde contratos hasta registros contables, te cubrimos todo.

Identifica los plazos correctos para cada documento
Aprende sobre digitalización legal y conservación segura
Diseña un sistema de auditoría interna efectivo
Evita sanciones por incumplimiento

Documentos archivados en carpetas de color ordenadas en estantes de madera clara, luz natural

Cómo Organizar tu Sistema de Retención

Sigue estos pasos para implementar un sistema claro y verificable

Clasificar Documentos

Organiza todos tus registros por categoría: contables, laborales, administrativos, comerciales, etc. Cada categoría tiene plazos diferentes.

Asignar Plazos

Basándote en la legislación vigente, define exactamente cuánto tiempo conservarás cada tipo. Los documentos contables requieren 6 años; las nóminas, 5; algunos registros administrativos, hasta 10.

Digitalizar (Opcional pero Recomendado)

La conservación digital es válida legalmente si cumples requisitos específicos de integridad, autenticidad e inalterabilidad de los archivos.

Auditar Regularmente

Revisa tu sistema cada 6 meses para verificar que los documentos se retienen correctamente y que ninguno ha sido destruido prematuramente.

Qué Cubrimos en Nuestros Recursos

Información detallada sobre cada aspecto de la retención de documentos

Plazos por Categoría

Contabilidad, nóminas, contratos, correspondencia comercial, registros administrativos. Cada uno tiene su propio plazo legal específico.

Conservación Digital Segura

Cómo digitalizar correctamente, qué formatos usar, cómo garantizar integridad y autenticidad de archivos electrónicos.

Auditoría Interna

Metodología para revisar tu sistema, documentar el proceso y estar preparado ante inspecciones oficiales de autoridades.

Cumplimiento Normativo

Referencias a legislación vigente, cambios recientes en normativas, y cómo adaptar tu sistema cuando las leyes cambian.

Destrucción Segura

Una vez pasados los plazos, cómo destruir documentos correctamente manteniendo registros de destrucción para auditoría.

Evitar Sanciones

Qué sucede si no cumples, tipos de sanciones según incumplimientos, y cómo un buen sistema te protege.

Guías Detalladas

Aprende todo lo que necesitas saber sobre retención de documentos en España

Plazos de Retención: Qué Documentos Guardar y Cuándo Destruir

Los plazos varían según el tipo de documento. Contabilidad requiere 6 años, nóminas 5, y algunos registros administrativos hasta 10. Te explicamos cada categoría principal y qué sucede si no cumples.

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Persona digitalizando documentos en oficina moderna con escáner y computadora

Digitalización y Conservación Digital de Expedientes

Guardar documentos en formato digital es válido legalmente si cumples ciertos requisitos. Descubre cómo hacerlo correctamente, qué tecnología usar, y cómo garantizar que los archivos digitales sean admisibles ante inspecciones.

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Auditoría de cumplimiento normativo: persona revisando documentos con lista de verificación

Auditoría Interna: Cómo Verificar el Cumplimiento

Una auditoría interna regular previene problemas legales. Aprende a revisar tus registros, verificar que los plazos se cumplen, y documentar el proceso de manera que sea útil si llega una inspección oficial.

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Datos Importantes sobre Retención de Documentos

Números que debes conocer para mantener tu empresa en cumplimiento

6 Años

Plazo de retención para documentos contables y facturas. Es el período durante el cual la Administración Tributaria puede realizar inspecciones.

5 Años

Plazo de retención para nóminas, contratos de trabajo y documentación laboral. Protege tanto a empresa como a empleados.

10 Años

Plazo máximo de retención para algunos registros administrativos y documentación de sociedades. Varía según la naturaleza del documento.

Sanciones Graves

No conservar documentos puede resultar en multas significativas, problemas con inspecciones y pérdida de credibilidad legal.

Lo Que Dicen los Profesionales

Experiencias reales de empresas que han mejorado su cumplimiento normativo

“No teníamos un sistema claro de retención. Después de implementar estas guías, organizamos todo por categorías y ahora estamos tranquilos en las auditorías. Es mucho más simple de lo que parecía al principio.”

María García

Responsable Administrativa, Empresa de Servicios

Sistema de retención claro y documentado

Reducción de riesgos legales y administrativos

Mejor preparación para inspecciones

Confianza en el cumplimiento normativo

Preguntas Frecuentes

Respuestas a las dudas más comunes sobre retención de documentos

Puedo guardar todo en formato digital?

Sí, pero debe cumplir requisitos específicos de integridad, autenticidad e inalterabilidad. No es simplemente hacer una copia en PDF. Necesitas garantizar que los archivos no pueden ser alterados y que su autenticidad es verificable.

Qué pasa si pierdo un documento antes de cumplir el plazo?

Debes documentar la pérdida inmediatamente. Aunque es problemático, la Administración considera factores como cuándo ocurrió, si fue accidental, y si tienes copias o evidencia. Lo importante es actuar con transparencia.

Cómo destruyo documentos sin problemas legales?

Una vez pasado el plazo de retención, puedes destruir documentos. Recomendamos mantener un registro de destrucción indicando qué se eliminó, cuándo y cómo. Esto te protege si hay preguntas posteriores.

Qué documentos necesitan más de 6 años de retención?

Algunos registros administrativos requieren hasta 10 años. También los documentos relacionados con litigios o disputas pueden necesitar conservación más prolongada. Revisa nuestras guías por categoría para detalles específicos.

Necesito hacer auditorías internas?

No es legalmente obligatorio, pero es altamente recomendado. Una auditoría interna cada 6-12 meses demuestra buen ánimo si llega una inspección y te ayuda a detectar problemas antes.

Cuáles son las sanciones por incumplimiento?

Las multas varían según el tipo y gravedad del incumplimiento. Desde advertencias hasta sanciones económicas significativas. Lo más importante es demostrar que actúas de buena fe implementando un sistema correcto.

Empieza a Organizar tu Sistema Hoy

Nuestras guías te proporcionan todo lo necesario para implementar un sistema de retención de documentos claro, legal y verificable. Accede a información detallada, plazos específicos, y metodologías probadas.

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