Plazos de Retención: Qué Documentos Guardar y Cuándo Destruir
Los plazos varían según el tipo de documento. Contabilidad requiere 6 años, nóminas 5, y algunos registros administrativos hasta 10. Te explicamos cada categoría principal y qué sucede si no cumples.
Por Qué Importan los Plazos de Retención?
La gestión correcta de documentos no es solo una cuestión de organización. Es una obligación legal que afecta directamente a tu negocio. Si guardas documentos menos tiempo del requerido, podrías tener problemas con Hacienda. Si los mantienes demasiado tiempo, ocupan espacio innecesario.
Cada tipo de documento tiene su propio plazo. Facturas, nóminas, contratos, registros bancarios — todos tienen diferentes tiempos de conservación. Conocerlos es esencial para mantener tu archivo en regla y evitar sanciones.
Plazos por Tipo de Documento
Aquí están los principales categorías y sus tiempos de retención obligatorios
Documentos Contables
años
Facturas, albaranes, justificantes de pago, libros de contabilidad. Hacienda puede revisar hasta 4 años atrás, pero es recomendable guardar 6.
- Facturas emitidas y recibidas
- Comprobantes de pago
- Registros de IVA
Nóminas y Documentos Laborales
años
Recibos de salario, contratos de trabajo, documentos de afiliación a la Seguridad Social. Necesarios para posibles litigios laborales.
- Nóminas y recibos
- Contratos laborales
- Registros de Seguridad Social
Registros Administrativos
años
Registros de control de asistencia, evaluaciones de desempeño, expedientes disciplinarios. Estos tienen el plazo más largo por su relevancia legal.
- Registros de asistencia
- Evaluaciones de desempeño
- Documentos disciplinarios
Documentos Bancarios
años
Extractos bancarios, comprobantes de transferencias, documentos de préstamos. Aunque el plazo es menor, muchos recomiendan extenderlo a 6 años.
- Extractos bancarios
- Comprobantes de transacciones
- Documentos de crédito
Documentos de Seguros
años
Pólizas, comprobantes de pago de primas, reclamaciones. El plazo comienza desde la fecha de vigencia del contrato o reclamación.
- Pólizas de seguros
- Recibos de prima
- Documentos de reclamación
Comunicaciones Comerciales
años
Correos electrónicos de clientes y proveedores, ofertas, presupuestos. Útiles como respaldo de acuerdos verbales o cambios de condiciones.
- Correos comerciales
- Presupuestos y ofertas
- Correspondencia de negocio
Cómo Gestionar tu Archivo
Un proceso estructurado te ayuda a mantener todo en orden y cumplir con la ley
Clasificar por Categoría
Separa los documentos según su tipo: contables, laborales, bancarios. Es más fácil gestionar cuando están agrupados. Usa carpetas físicas o digitales claras con etiquetas específicas.
Registrar Fechas de Inicio
Anota la fecha desde la que comienza a contarse el plazo. Para facturas es la fecha de emisión. Para contratos es la fecha de firma. Sin esto, no sabrás cuándo destruir.
Establecer Recordatorios
Antes de que expire el plazo, crea un recordatorio. Puede ser en tu calendario, una hoja de cálculo o un software de gestión documental. Revisa anualmente qué documentos están próximos a vencer.
Destruir de Forma Segura
Cuando expire el plazo, destruye los documentos físicos de forma que no se puedan recuperar. Para digitales, usa eliminación segura. Genera un acta de destrucción como respaldo.
Consejos Prácticos para No Olvidarte
Mantén un Registro Maestro
Crea una hoja de cálculo o tabla con columnas: tipo de documento, fecha de inicio, fecha de vencimiento, ubicación. Actualízala cada vez que añadas documentos nuevos. Revísala cada trimestre para saber qué vence próximamente.
Digitaliza lo que Puedas
Los documentos digitales ocupan menos espacio y son más fáciles de buscar. Si digitalizas, asegúrate de que el formato sea estable (PDF es seguro) y que tengas copias de seguridad. La ley permite conservación digital si cumples requisitos específicos.
Diferencia Entre Retención y Almacenamiento
La retención es obligatoria por ley. El almacenamiento es voluntario — puedes guardar más tiempo si quieres, pero no menos. Si tienes litigios pendientes o auditorías en curso, extiende los plazos automáticamente.
Qué Pasa si No Cumples?
Las sanciones por incumplimiento pueden ser graves. Si no conservas documentos que Hacienda solicita durante una inspección, presumes culpa. Pueden multar entre 100 y 30,000 euros dependiendo de la gravedad.
Si destruyes documentos prematuramente y luego surge una disputa, no tienes cómo probarlo. Esto te coloca en desventaja legal.
Además, si tienes un litigio pendiente o una auditoría en curso, los plazos se suspenden. Debes mantener los documentos hasta que se resuelva el asunto, aunque normalmente habrían vencido.
Para personas autónomas y pequeñas empresas, esto es especialmente importante. Una auditoría o inspección puede descubrir que destruiste documentos sin autorización. Es mejor ser conservador y guardar más tiempo si tienes dudas.
“Un documento bien organizado hoy es tiempo ahorrado mañana. Y una buena gestión de plazos es dinero ahorrado cuando llega una inspección.”
Resumen: Los Plazos Clave
La clave está en ser sistemático. No necesitas un sistema complejo — una hoja de cálculo y recordatorios anuales son suficientes para la mayoría. Lo importante es comenzar hoy y mantenerlo actualizado.
Si tienes dudas sobre un documento específico, consulta con tu asesor o gestoría. Es mejor preguntar que cometer un error que te cueste dinero después.
Nota Importante
Este artículo proporciona información general sobre plazos de retención de documentos en España. Los requisitos específicos pueden variar según tu situación particular, sector, o cambios en la legislación. No constituye asesoramiento legal. Para orientación específica sobre tu negocio, consulta con un asesor fiscal, gestoría o profesional legal cualificado.
