Guardar documentos en formato digital es completamente válido según la ley española. Descubre cómo hacerlo correctamente, qué tecnología usar, y cómo garantizar que tus archivos digitales sean admisibles ante cualquier inspección.
Durante años, muchas empresas se preguntaban si era legal guardar documentos solo en formato digital. La respuesta es sí — pero hay condiciones específicas que debes cumplir. La ley española reconoce los documentos digitales como válidos desde 2016, y la Administración Pública ya lo hace de forma sistemática.
Lo que quizás no sepas es que no todos los sistemas de digitalización son iguales. Necesitas cumplir con requisitos técnicos concretos para que tus archivos sean legalmente válidos. Vamos a explicarte exactamente cómo hacerlo sin complicaciones innecesarias.
Tres elementos básicos que no puedes saltarte si quieres cumplir con la normativa española
El escaneo debe hacerse en color, a mínimo 200 dpi de resolución. Para documentos importantes (facturas, contratos), recomendamos 300 dpi. El archivo debe ser legible en cualquier pantalla sin zoom excesivo.
Usa PDF/A para archivos de larga duración. Este formato está diseñado específicamente para conservación a largo plazo. Evita formatos propietarios como Word o Excel — no son seguros para archivos que necesitas guardar 6+ años.
Cada documento debe incluir fecha de escaneo, nombre del archivo original, y quién realizó la digitalización. Esto crea una pista de auditoría que demuestra autenticidad ante una inspección.
No es complicado si lo haces de forma sistemática. La mayoría de empresas que tienen problemas es porque improvisan. Aquí te mostramos el proceso que funciona.
No vale cualquier escáner. Necesitas uno que permita escanear en color a 200+ dpi, que tenga alimentador automático (ADF), y preferiblemente que genere directamente PDF/A. Modelos como Fujitsu ScanSnap o Canon imageFORMULA son estándares en oficinas.
Crea carpetas por tipo de documento (facturas, nóminas, contratos) y después por año. Dentro, por mes si es posible. Esto facilita búsquedas y deja claro que el archivo está bien organizado en caso de inspección.
Anota quién escaneó cada documento, cuándo, y en qué escáner. Esto no es paranoia — es lo que te piden en una auditoría. Puede ser una hoja de cálculo simple con columnas: archivo, fecha escaneo, persona, observaciones.
La ubicación es tan importante como el formato. Un archivo en PDF/A guardado en una unidad USB que pierde datos no te sirve para nada.
Si tienes servidor propio, bien. Necesitas hacer copias de seguridad automáticas diarias — no confíes en “hacerlo cuando recuerdes”. La mayoría de pérdidas de datos ocurren porque alguien olvidó hacer la copia.
Soluciones como Microsoft OneDrive, Google Drive o Dropbox funcionan, pero verifica que cumplan con GDPR (que lo hacen si son versiones empresariales). La ventaja es que las copias de seguridad son automáticas. La desventaja es que dependes de terceros.
Para documentos que necesitas guardar 10+ años, muchas empresas usan cintas LTO. Es tecnología antigua pero muy fiable. Cuesta dinero pero garantiza que los datos sobreviven décadas sin corrupción.
Todos los documentos están en PDF/A o formato equivalente?
Tienes registro de quién digitalizó cada documento y cuándo?
Las copias de seguridad se hacen automáticamente (no manualmente)?
Pruebas regularmente que puedes recuperar archivos de tus backups?
Todos los archivos están firmados digitalmente o tienen sellado de tiempo?
Documentas cambios en tu política de almacenamiento o acceso?
“La mayoría de empresas que tienen problemas en auditoría no es porque sus archivos sean ilegales, sino porque no pueden demostrar que siguen un proceso consistente.”
— Normativa de Conservación Digital en EspañaDigitalizar correctamente no es complicado, pero tampoco es algo que puedas hacer “cuando tengas tiempo”. Necesitas un sistema, una estructura, y disciplina. Pero cuando lo tienes en lugar, obtienes beneficios inmediatos: menos papel, búsquedas más rápidas, y seguridad de que cumples con la ley.
Usa escáner profesional, guarda en PDF/A, haz copias de seguridad automáticas, y mantén un registro. Eso cubre el 95% de lo que una inspección va a revisar.
Creer que porque tienes archivos digitales ya cumples con la normativa. No — la forma en que los guardes y los documentes es lo que te hace legal o no.
Si aún guardas documentos en papel, empieza digitalizando los últimos 3 años. Después amplía hacia atrás. No intentes hacerlo todo de golpe — es agobiante y propenso a errores.
Contacta con un especialista en gestión documental para una auditoría de tu proceso actual. Muchas empresas descubren que necesitan ajustes menores, no cambios drásticos.
Enviar MensajeEste artículo proporciona información educativa sobre digitalización y conservación de documentos conforme a la normativa española. No constituye asesoramiento legal ni profesional específico para tu situación. La ley evoluciona — verifica los requisitos actuales con las autoridades competentes (Aepd, Dirección General de Administración Digital) antes de implementar cambios importantes. Para asuntos legales concretos, consulta con un abogado especializado en derecho administrativo o gestión documental.
