Plazos de Retención: Qué Documentos Guardar y Cuándo Destruir
Los plazos varían según el tipo de documento. Contabilidad requiere 6 años, nóminas 4 años. Aprende qué guardar y cuándo es seguro destruir.
Leer másAuditoría Interna: Cómo Verificar el Cumplimiento
Una auditoría interna regular previene problemas legales. Aprende a revisar tus registros, verificar que los plazos se cumplen, y documentar el proceso de manera que sea útil si llega una inspección oficial.
Por qué realizar auditorías internas?
Las auditorías internas no son solo un trámite administrativo. Son tu defensa más sólida contra sanciones, multas y problemas legales. Cuando realizas una auditoría interna documentada, demuestras que has actuado de buena fe, que intentaste cumplir la normativa, y que tomaste medidas preventivas.
La diferencia entre una empresa que se prepara y una que reacciona cuando llega la inspección es enorme. No solo en multas, sino en tiempo, estrés y recursos que tendrás que invertir en arreglarlo todo.
Los 5 pasos de una auditoría interna efectiva
Realiza una auditoría que sea útil, documentada y que te proteja legalmente.
01
Inventario de documentos
Haz una lista completa de todos los tipos de documentos que tu empresa genera. Nóminas, facturas, contratos, correspondencia, registros de clientes, datos bancarios. Sé específico. No es suficiente decir “tenemos facturas” — especifica cuántas, en qué formato, dónde se guardan.
02
Verificar plazos aplicables
Para cada tipo de documento, busca cuál es su plazo de retención legal. Contabilidad: 6 años. Nóminas: 4 años. Documentos de clientes: varía según normativa. Escribe estos plazos en un documento — será tu referencia durante toda la auditoría.
03
Revisar el estado actual
Ahora verifica qué tienes realmente. Las nóminas de 2020 siguen en el archivo? Dónde están? En papel, en digital, en ambos? Haz muestreos. No necesitas revisar cada documento — con una muestra representativa es suficiente. Documenta lo que encuentras con fotos o notas detalladas.
04
Identificar incumplimientos
Compara lo que tienes con lo que deberías tener. Faltan documentos? Algunos están vencidos (pasado el plazo de retención)? Anota cada problema específicamente. No escribas “está todo desorganizado” — escribe “facturas de enero-junio 2019 no localizadas” o “registros de cliente X no destruidos a los 3 años”.
05
Plan de corrección y seguimiento
Para cada incumplimiento, decide qué vas a hacer. Destruir documentos vencidos? Organizar mejor el archivo? Digitalizar? Establece fechas concretas. Asigna responsables. Documenta las acciones realizadas. Esto es lo más importante — demuestra que tomaste medidas correctivas.
Checklist práctico para tu auditoría
Usa este checklist durante la auditoría. Es simple, pero funciona. Imprimelo, hazlo digital, comparte con tu equipo. Lo importante es que lo hagas.
- Existe un inventario documentado de todos los tipos de registros que generamos?
- Hemos identificado los plazos de retención legales para cada tipo?
- Sabemos exactamente dónde se guardan todos nuestros documentos (físicos y digitales)?
- Tenemos documentos que hayan superado su plazo de retención?
- Hay un proceso documentado para destruir registros vencidos?
- Hemos verificado que los documentos críticos (nóminas, facturas, contratos) están completos?
- Existe un responsable claro del archivo y la gestión documental?
- Hemos documentado todos nuestros hallazgos en un informe?
- Hay un plan de corrección con fechas y responsables?
- Guardamos prueba de las acciones correctivas realizadas?
Cómo documentar tu auditoría
La documentación es lo que te protege. Si algún día llega una inspección y preguntan “tienen auditoría interna?”, tú sacas tu informe y demuestras que sí, que eres responsable, y que intentaste cumplir.
Tu informe de auditoría debe incluir: fecha de la auditoría, persona o equipo que la realizó, listado de documentos revisados, hallazgos específicos (no generales), y acciones correctivas con fechas. No necesita ser perfecto — necesita ser honesto y estar fechado.
Guarda el informe junto con evidencia de las acciones que tomaste. Si destruiste documentos vencidos, ten un registro de qué fue destruido y cuándo. Si digitalizaste algo, guarda la fecha. Esta evidencia es oro puro si llega la inspección.
Con qué frecuencia auditar?
Mínimo
Una vez al año
Realiza una auditoría completa cada 12 meses. Es el mínimo recomendable. Muchas normativas lo exigen de forma explícita.
Mejor
Cada 6 meses
Si tu empresa genera mucho volumen de documentos o tienes procesos complejos, audita cada semestre. Detectarás problemas antes de que se acumulen.
Ideal
Revisión continua
Designa a alguien para revisar regularmente el archivo. Pequeñas auditorías mensuales previenen problemas grandes. Una persona, 2-3 horas al mes, cambio radical.
El verdadero valor de una auditoría interna
Una auditoría interna no es un documento que haces “por si acaso”. Es una herramienta de protección real. Cuando la realizas con seriedad, documentas todo y tomas acciones correctivas, estás construyendo evidencia de buena fe que te protege legalmente.
Las sanciones más duras caen sobre las empresas que no demuestran haber intentado cumplir. Las auditorías internas demuestran exactamente eso: que intentaste, que fuiste proactivo, que identificaste problemas y los solucionaste. Eso marca la diferencia.
Empieza hoy. Haz tu primer inventario. Revisa qué tienes. Documenta lo que encuentres. Establece un plan de corrección. No es complicado — es solo un proceso ordenado que cualquier empresa puede hacer. Y eso, precisamente eso, es lo que te protege.
“Una empresa que audita es una empresa que demuestra que se toma en serio la normativa. Eso vale mucho ante una inspección.”
— Principio básico de cumplimiento normativo
Aviso importante
Este artículo proporciona información educativa sobre auditorías internas y gestión documental. No es asesoría legal ni reemplaza la consulta con un abogado o asesor especializado en cumplimiento normativo. Las normativas varían según el sector, la región y el tipo de empresa. Antes de implementar cambios importantes en tu sistema de retención de documentos, consulta con un profesional legal cualificado que entienda tu situación específica.
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