Guía completa sobre gestión documental y archivos según la normativa española. Aprende qué documentos debes guardar, por cuánto tiempo, y cómo cumplir con la legislación vigente.
La retención de documentos es un aspecto fundamental del cumplimiento normativo. Ya sea para contabilidad, recursos humanos o expedientes administrativos, entender los plazos correctos te protege legalmente y optimiza tu gestión administrativa.
Los plazos varían según el tipo de documento. Contabilidad requiere 6 años, nóminas 5, y algunos registros administrativos hasta 10. Te explicamos cada categoría principal y qué sucede si no cumples.
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Leer MásEl plazo general es de 6 años desde el cierre del ejercicio contable. Esto aplica a facturas, libros de contabilidad, registros de ingresos y gastos, y documentos relacionados. Algunos documentos específicos como nóminas tienen plazos diferentes (5 años), así que es importante revisar cada categoría.
No. Destruir documentos antes de cumplirse el plazo es incumplimiento normativo y puede resultar en multas importantes. Solo después de que se cumpla completamente el plazo puedes proceder con la destrucción segura. Documenta el proceso de destrucción para poder demostrar cumplimiento si es necesario.
Sí, pero con condiciones. La digitalización debe garantizar la autenticidad, integridad y legibilidad del documento. Se requiere certificación de la calidad del proceso y metadatos que demuestren la cadena de custodia. Una vez digitalizado correctamente, puedes destruir el original, aunque algunos documentos tienen requisitos adicionales.
Nóminas y recibos de salario (5 años), contrato de trabajo (duración del contrato más algunos años después), registros de afiliación a la Seguridad Social, evaluaciones de desempeño, y documentos de seguridad y salud en el trabajo. La duración exacta varía según el tipo de documento, pero en general es entre 4 y 6 años.
Las sanciones varían según la gravedad. Desde multas administrativas hasta acciones legales más serias. La falta de documentos también dificulta la defensa en caso de disputas legales o reclamaciones. Lo mejor es ser proactivo: realiza auditorías internas periódicas para identificar y solucionar problemas antes de una inspección oficial.
Referencia rápida de los plazos obligatorios según la legislación española vigente. Estos plazos pueden variar según circunstancias específicas de tu negocio, así que consulta la normativa aplicable a tu sector.
| Tipo de Documento | Plazo de Retención | Normativa Aplicable |
|---|---|---|
| Facturas y documentos contables | 6 años | Código de Comercio |
| Nóminas y recibos de salario | 5 años | Estatuto de los Trabajadores |
| Contratos de trabajo | Duración + 1 año | Estatuto de los Trabajadores |
| Registros de Seguridad Social | Permanente (archivos históricos) | Ley de la Seguridad Social |
| Documentos de seguridad y salud laboral | 5 años | Ley de Prevención de Riesgos |
| Registros de auditoría (fiscales) | 6 años | Ley General Tributaria |
| Comprobantes de IRPF/IVA | 5 años | Ley General Tributaria |
| Documentos de servicio al cliente (RGPD) | Según consentimiento + 3 años | RGPD y LORGPD |
Nota importante: Este documento es informativo. Los plazos pueden variar según tu sector, tipo de negocio y circunstancias específicas. Siempre consulta con un asesor legal o fiscal para asegurar cumplimiento total con la normativa aplicable a tu organización.
