Preguntas Frecuentes

Los documentos relacionados con contratos y nóminas deben conservarse un mínimo de 4 años desde su emisión. Esto incluye expedientes de personal, justificantes de pago, documentos de seguridad social y registros de vacaciones. Algunos documentos como los relacionados con despidos o conflictos laborales pueden requerir conservación más prolongada según cada caso.

Destruir documentos antes de cumplirse los plazos de retención puede exponer a tu empresa a sanciones administrativas y problemas legales si surge una auditoría o reclamación. La Administración Tributaria, por ejemplo, puede exigir justificantes de hasta 4 años atrás, y si no los tienes, te enfrentas a multas significativas.

Sí, puedes archivar en la nube, pero debe cumplir con la Ley Orgánica de Protección de Datos y ser accesible para inspecciones. Lo importante es que los documentos sean legibles, íntegros y verificables cuando sea necesario. Muchas empresas combina almacenamiento digital con copias de seguridad para garantizar que nada se pierda.

Sí, varía bastante. Los registros contables y facturas se guardan 4 años; los documentos de seguridad social también 4 años; los contratos de clientes o proveedores pueden ser 5 años o más según el sector; y los documentos de seguridad o medioambiente a veces requieren períodos más largos. Por eso es crucial tener una tabla de retención clara adaptada a tu actividad.

Lo mejor es crear una estructura clara desde el principio: carpetas por año, tipo de documento y departamento. Asigna fechas de eliminación automática a cada categoría. Si es posible, usa un software de gestión documental que te ayude a cumplir plazos automáticamente y a generar reportes. Un sistema bien organizado te ahorra tiempo y errores.

Sí, incluso si eres pequeño. Una auditoría no tiene que ser compleja ni costosa, pero sí necesaria para conocer qué tienes, dónde está y si cumples con los plazos. Muchas sanciones surgen precisamente en empresas pequeñas porque nadie se ocupó de revisar la situación a tiempo. Una auditoría rápida te da tranquilidad y evita sorpresas.